Главная > Увольнение > Правила составления технологического регламента. Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства). Термины и определения

Правила составления технологического регламента. Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства). Термины и определения

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ РЕГЛАМЕНТ ПРОИЗВОДСТВА

Состав технологического регламента. Общие понятия

Технологический регламент - основной технический документ, определяющий режим и порядок проведения операций технологического процесса. Безусловное соблюдение всех требований технологического регламента обязательно и обеспечивает надлежащее качество выпускаемой продукции, рациональное и экономичное ведение производственного процесса, сохранность оборудования и безопасность работы.

Все технологические регламенты составляются по правилам и формам, предусмотренным «Положением о технологических регламентах производства продукции».

Технологические регламенты утверждают руководители предприятия или вышестоящей организации. Руководитель предприятия обязан обеспечить точное соблюдение утвержденного технологического регламента с максимальным использованием современных средств технического контроля и автоматического регулирования процесса. Он несет полную ответственность за соответствие регламента требованиям, предъявляемым к продукции.

Лица, виновные в нарушении действующего технологического регламента, привлекаются к строгой дисциплинарной ответственности, если последствия этого нарушения не требуют применения к ним иного наказания в соответствии с действующим законодательством.

Технологический регламент следует разрабатывать на технологический процесс производства определенных видов продуктов заданного качества. В зависимости от степени освоенности производств и цели осуществляемых работ предусматриваются следующие типы технологических регламентов:

Постоянные;

Временные;

Разовые;

Лабораторные (пусковые записки, производственные методики).

Постоянные технологические регламенты разрабатываются для освоенных производств, обеспечивающих требуемое качество выпускаемой продукции.

Временные технологические регламенты разрабатываются для:

Новых на данном предприятии производств;

Действующих производств, в технологию которых внесены принципиальные изменения;

Производств с новой для АСУР (автоматической системой управления) технологией;

Разовые технологические регламенты разрабатываются при выпуске товарной продукции на опытных и опытно-промышленных установках (цехах), а также на опытные и опытно-промышленные работы, проводимые на действующих производствах с соответствующими требованиями.

Лабораторные регламенты (пусковые записки, производственные методики) разрабатываются для лабораторных, стендовых и модельных установок, не выпускающих товарную продукцию и размещаемых в организациях и на предприятиях.

Все типы технологических регламентов должны проходить метрологическую экспертизу, которая выполняется метрологической службой предприятия (организации) разработчика регламента.

Постоянный, временный и разовый технологические регламенты должны состоять из следующих разделов:

1. общая характеристика производства и его технико-экономический уровень;

2. характеристика изготовляемой продукции;

3. характеристика исходного сырья, материалов и полупродуктов;

4. описание технологического процесса и схемы;

5. материальный баланс;

6. ежегодные нормы расхода основных видов сырья, материалов и энергоресурсов;

7. ежегодные нормы образования отходов;

8. нормы технологического режима;

9. контроль производства и управление технологическим процессом;

10. возможные неполадки, их причины и способы устранения;

11. охрана окружающей среды;

12. основные правила безопасности ведения процесса;

13. перечень обязательных инструкций;

14. технологическая схема производства;

15. спецификация основного технологического оборудования.

5.2.1 Титульный лист:

Постоянный, временный и разовый технологические регламенты утверждаются первым руководителем предприятия, выпускающего продукцию. Согласуется с отраслевым НИИ или проектно-конструкторской организацией.

Указывается срок действия технологического регламента:

Для постоянного регламента срок не более 10 лет, с обязательным подтверждением через каждые 5 лет;

Для временных регламентов сроки устанавливаются в соответствии с действующими нормами освоения производств и с учетом времени, необходимого для составления постоянного регламента. При сроке освоения менее года допускается устанавливать срок действия временного регламента до одного года. При отсутствии норм освоения срок действия регламента определяется лицам, его утверждающим, но не более 5 лет. К окончанию временного регламента должен быть оформлен постоянный регламент.

Для разовых регламентов срок действия устанавливается в соответствии со сроками проведения опытных работ или сроками выпуска определенного вида продукции. Если наработка продукции ведется несколько лет, срок действия разового регламента не должен превышать 5 лет.

Срок действия лабораторного регламента устанавливается лицом утверждающим регламент.

Срок действия технологического регламента начинается со дня его утверждения.

5.2.2 Общая характеристика производства и его технико-экономический уровень .

В этом разделе должны быть отражены следующие вопросы:

Полное наименование производства;

Год ввода в эксплуатацию:

Мощность производства:

Количество технологических линий:

Метод производства:

Организация, выполняющая технорабочий проект или рабочие чертежи:

Генеральный проектировщик;

Характеристика производимой продукции.

В разделе приводятся:

Техническое наименование продукта в соответствии с нормативно-технической документацией;

Наименование государственного или отраслевого стандарта, ТУ, СО по которым выпускается продукция с перечислением технических требований;

Основные, отражающие специфику производства, характеристики производства и качество выпускаемой продукции, физико-химические свойства и константы, например: внешний вид, плотность, растворимость, электропроводность, критические точки пожаро-взрывоопасности и другие показатели.

Область применения;

Характеристика исходного сырья материалов и полупродуктов.

Данные раздела следует приводить в виде таблицы. В таблицу включаются все виды сырья, материалов и полупродукты используемые в технологическом процессе производства. Показатели, включенные в таблицу, приводятся с допустимыми отклонениями, и подлежат обязательной проверке перед использованием ив производстве.

22 03 2013

Технологический регламент (ТР) – нормативный документ предприятия для внутреннего пользования, который учреждает методы производства, технические средства, технологические нормативы, условия и детальный порядок осуществления технологического процесса.

Данный документ позволяет получить готовую продукцию по качеству, отвечающую требованиям российских или международных стандартов. Также Технологический регламент вводит наиболее безопасные способы ведения работ, которые в то же время способствуют достижению оптимальных технико-экономических показателей производства.

В Технологическом регламенте прописываются все процессы производства с высокой степенью детализации:

какие операции и как выполнять в различных ситуациях;
как правильно вести режим;
какие температуры, давления и расходы выдерживать;
как правильно изменять основные технологические параметры и характеристики;
что и в какой последовательности открывать/закрывать.

Техническая документация и Технологический регламент

Существует ЕСТД – Единая система технологической документации, которая входит в состав ЕСТПП – Единой системы технологической подготовки производства.

В соответствии с положениями, определенными в данных системах, разработка технической документации предприятия предусмотрена самой организацией. К созданию техдокуменации могут быть привлечены сторонние организации или специалисты. В случаях, установленных законодательством, техническая документация проходит регистрацию в надзорных организациях.

Необходима техническая документация для подробного описания технологических процессов, характеристик производства, методов и способов изготовления продукции и ее контроля. Оформление техдокументации может потребоваться в следующих случаях:

При оформлении сертификатов соответствия;
при оформлении договоров;
при проведении надзорными органами инспекционных проверок.

Техническую документацию можно разделить на три большие группы. Это техдокументация:

На технологические процессы;
на продукцию;
на систему менеджмента качества.

Основным технологическим документом ЕСТД является маршрутная карта.

Описание технологических производственных процессов содержатся в Технологических регламентах. Кроме них еще существуют стандарты предприятия, технологические карты, технологические и рабочие инструкции на процессы, методики и другая техническая документация. Технологический регламент – это основной рабочий документ для инженерно-технического персонала и рабочих, участвующих в производственном процессе на данном предприятии.

Разработка Технологических регламентов

Положения по разработке Технологических регламентов, как правило, являются отраслевыми или ведомственными документами. Часто существуют и могут быть использованы при разработке типовые ТР. Так нефтеперерабатывающая промышленность имеет более чем 30-летний опыт разработки таких документов. Существуют отраслевые Методические рекомендации по разработке ТР, которые утверждены Приказом Минэнерго России № 393 от 30 сентября2003 г. и действуют внутри нефтегазовой отрасли.

Технологические регламенты могут быть трех видов:

постоянные, предназначенные для выпуска продукции по проработанному технологическому процессу;
временные – на новую осваиваемую продукцию, при использовании нового оборудования или если в технологию вносятся серьезные изменения;
разовые — на научно-исследовательские работы или на выпуск разовой партии.

Общеотраслевые документы, которые являются нормативными при разработке Технологических регламентов это: ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов» от 21 июля 1997 и постановление Госгортехнадзора России № 77 18 декабря 1998 – Положение для разработки ТР «Безопасная эксплуатация производств».

Технологический регламент содержит следующие разделы:

Общая характеристика производства;
описание характеристик материалов, сырья, реагентов, полупродуктов;
описание технологического процесса и технологической схемы производства;
нормы режимов технологии;
описание контроля технологического процесса;
описание пуска и остановки производства;
описание безопасной эксплуатации производства;
описание отходов, сточных вод, выбросов в атмосферу, с указанием методов их переработки, утилизации;
краткое описание технологического и насосно-компрессорного, регулирующего и предохраняющего оборудования;
список нормативной документации и обязательных инструкций;
графическая Технологическая схема производства.

Срок действия Технологического регламента определяется законодательно, но, как правило, составляет 5 лет. По истечении которых, если не произошло на производстве существенных изменений, то он продлевается еще на 5 лет. Если предприятие собирается запустить выпуск новой продукции или ввести в строй новое оборудование, то тогда ТР разрабатывается на 2 года.

Технологический регламент может перерабатываться досрочно в случаях, предусмотренных законодательством:

При введении новых законодательных актов по промышленной безопасности;
принципиальных изменениях в технологии производства продукции;
если произошли аварии по причине того, что безопасные условия эксплуатации отражены в действующем ТР недостаточно.

Обязательные Технологические регламенты

Кроме Технологических регламентов, регулирующих непосредственные процессы производства, существуют ТР «общего назначения».

1. Если технологический процесс осуществляется с применением взрывоопасных веществ, материалов или продуктов, то на предприятии обязательно наличие Технологического регламента пожарной безопасности. Утвержденный 01.05.2009 «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» базируется на старом Технологическом регламенте пожарной безопасности с использованием новых понятий и терминов.

2. Когда начинается новое строительство любого типа, предприятие-застройщик должно иметь Технологический регламент на отходы и обращение с отходами. Этот документ уменьшает риск негативного воздействия производства на загрязнение окружающей среды, помогает увеличивать эффективность использования природных ресурсов.

В техническом регламенте указан перечень отходов и определена классификация по группам опасности, описаны способы вывоза мусора со строительных объектов, указаны места его временного хранения. Этот нормативный документ является унифицированным. Данный Технологический регламент обязателен для всех строительных предприятий, у которых в результате технологических процессов образуются строительные отходы. Он разрабатывается и согласовывается Комитетом природопользования и охраны окружающей среды, который имеется в каждом населенном пункте.

Когда завершаются строительные работы, регламентированный Сертификатом Госстроя, то Технологический регламент необходимо закрыть. Эта процедура осуществляется также в Комитете природопользования, куда предоставляются справки о сдаче-приемке объекта и о расчеты платы за негативное воздействие производства на окружающую среду.

3. Технологический регламент на работу очистных сооружений является документом, обязательным для предприятий, имеющих очистные сооружения. Без него невозможно выполнение работ по подключению к водопроводной сети или канализационным стокам. Данный Технологический регламент устанавливает правила очистки сточных вод. На основании паспортной документации на оборудование по очистке ТР оформляется застройщиком или заказчиком. Технологический надзор санкционирует контроль работы очистных сооружений для снижения рисков загрязнения водостоков.

Технологический регламент

Разработка, утверждение и применение технического регламента

Характер требований в технических регламентах

Технический регламент

ДОКУМЕНТЫ НА ПРОДУКЦИЮ

Регламент – это документ, принятый органом власти, содержащий обязательные правовые нормы [ГОСТ 1.1-2002 Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения].

Технический регламент – документ, который устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукции, в т.ч. зданиям, строениям и сооружениям или к связанным с требованиями к продукции процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации); [ФЗ РФ ʼʼО техническом реryлированииʼʼ, ред. 2007 ᴦ.].

Технические регламенты принимаются в целях: защиты жизни и/или здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, государственного или муниципального имущества; охраны окружающей среды, жизни или здоровья животных и растений; предупреждения действий, вводящих в заблуждение приобретателей (ст.6)

Технический регламент регламентирует обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования - продукции, в т.ч. зданиям, строениям и сооружениям или к объектам, связанным с требованиями к продукции, процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации (ред. 2007).

7.1.1 Структура документа ʼʼТехнический регламентʼʼ

Технический регламент должен содержать (2007):

перечень и (или) описание объектов технического регулирования;
требования к этим объектам;
правила их идентификации в целях применения технического регламента; правила и формы оценки соответствия (в том числе в техническом регламенте могут содержаться схемы подтверждения соответствия, порядок продления срока действия выданного сертификата соответствия), определяемые с учетом степени риска,
предельные сроки оценки соответствия в отношении каждого объекта технического регулирования;
требования к терминологии, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

-- область применения регламента;

-- объекты технического регулирования (перечень и (или) описание объектов технического регулирования);

-- основные понятия;

-- общие положения, касающиеся размещения продукции на рынке Российской Федерации (требования к терминологии, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения);

-- требования к продукции (требования к этим объектам);

-- применение стандартов (презумпция соответствия);

-- подтверждение соответствия (правила их идентификации в целях применения технического регламента; правила и формы оценки соответствия (в том числе в техническом регламенте могут содержаться схемы подтверждения соответствия, порядок продления срока действия выданного сертификата соответствия), определяемые с учетом степени риска, предельные сроки оценки соответствия в отношении каждого объекта технического регулирования;

-- государственный контроль (надзор);

-- заключительные и переходные положения;

-- приложения.

Оценка соответствия проводится в формах государственного контроля (надзора), аккредитации, испытания, регистрации, подтверждения соответствия, приемки и ввода в эксплуатацию объекта͵ строительство которого закончено, и в иной форме.

В случае если государство в процессе надзорных работ на рынке обнаружило, что продукция отклоняется от требований, установленных в добровольно применяемых стандартах, но на них есть ссылки на этикетке, то за обман потребителя производитель должна быть привлечен к определенному виду ответственности.

ФЗ ʼʼО техническом регулированииʼʼ введен новый вид нормативных документов – Своды правил.

Своды правил разрабатываются в случае отсутствия национальных стандартов применительно к отдельным требованиям технических регламентов или к объектам технического регулирования в целях обеспечения соблюдения требований технических регламентов к продукции или связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации.

Технические правила и (или) описание процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации продукции, устанавливаемые в сводах правил, должны основываться на современных достижениях науки, техники и технологий. В сводах правил могут указываться требования технических регламентов, для соблюдения которых (на добровольной основе) они применяются.

Национальный орган по стандартизации до дня вступления в силу технического регламента должен утвердить перечень национальных стандартов и (или) сводов правил, в результате добровольного применения которых обеспечивается соблюдение требований принятого технического регламента.

Правительство РФ до дня вступления в силу технического регламента утверждает перечень национальных стандартов, содержащих правила и методы исследований (испытаний) и измерений, в т.ч. правила отбора образцов, необходимые для применения и исполнения принятого технического регламента и осуществления оценки соответствия.

Приняты следующие технические регламенты, в которых установлены требования к химическому составу веществ, материалов, продуктов:

· Технический регламент ʼʼО пожарной безопасностиʼʼ Технический регламент о требованиях пожарной безопасности *//Принят Государственной Думой 4 июля 2008 года, (с изменениями от 01.07.2010.);

· Технический регламент "О требованиях к выбросам автомобильной техникой, выпускаемой в обращение на территории Российской Федерации, вредных (загрязняющих) веществ"// Постановление Правительства РФ от 12.10.2005 N 609 (с изменениями от 08.12.2010.);

· Технический регламент ʼʼО требованиях к автомобильному и авиационному бензину, дизельному и судовому топливу, топливу для реактивных двигателей и топочному мазутуʼʼ / Постановление Правительства РФ от 27 февраля 2008 ᴦ. № 118. (с изменениями от 11.09.2011.)

Приведите список технических регламентов, касающиеся веществ или материалов, принятых в РФ. Кем приняты эти технические регламенты?

· Технический регламент на молоко и молочную продукцию (с изменениями на 22 июля 2010 года) (редакция, действующая с 27 июля 2011 года). Принят Государственной Думой 23 мая 2008 года

Федеральный закон от 22 декабря 2008 ᴦ. N 268-ФЗ"Технический регламент на табачную продукцию" Принят Государственной Думой 3 декабря 2008 года

· Технический регламент на масложировую продукцию. Принят Государственной Думой 11 июня 2008 года.

· Технический регламент на соковую продукцию из фруктов и овощей. Принят Государственной Думой 10 октября 2008 года

· Технический регламент на табачную продукцию*О) Принят Государственной Думой 3 декабря 2008 года

· Технический регламент ʼʼОб утверждении правил и методов исследований (испытаний) и измерений, в т.ч. правил отбора образцов, необходимых для применения и исполнения Федерального закона "Технический регламент на молоко и молочную продукцию" осуществления оценки соответствияʼʼ. УТВЕРЖДЕНЫ постановлением Правительства Российской Федерации от 15 декабря 2008 года N 955

В соответствии с законом РФ ʼʼО техническом регулированииʼʼ 2002 ᴦ., ФЗ ʼʼОб энергосбереженииʼʼ 1996 ᴦ., рядом других законов РФ часть требований выделена в категорию обязательных .

Обязательными являются следующие требования:

Обеспечивающие безопасность продукции, процессов её жизненного цикла для жизни, здоровья, имущества и окружающей природной среды (безопасность излучений;. взрывобезопасность; биологическую, механическую, пожарную, промышленную, термическую, химическую, электрическую, ядерную и радиационнуюбезопасность) (ст.7);

Пример требований взрывобезопасности:

В помещениях производства, хранения и перекачивания сжиженных углеводородных газов запрещается обращение с открытым огнем, искусственное освещение должно быть выполнено во взрывозащищенном исполнении, все работы следует проводить инструментами, не дающими при ударе искру.

Обеспечивающие электромагнитную совместимостьв части обеспечения безопасности работы приборов и оборудования (ст.7);

Обеспечивающие единство измерений (ст.7);

Пример положения стандарта͵ обеспечивающих единство измерений: Допускаемая относительная суммарная погрешность результата анализа технического жидкого аммиака на содержание в нем масла методом ИК-спектрометрии равна ±25% при доверительной вероятности =0,95 (для массовых концентраций масла 2 и 8 мг/дм).

Не введение в заблуждение информацией, к примеру, на этикетке или в сопроводительной документации (ст.6);

Пример информации о продукте в сопроводительной документации: Азотная кислота должна предъявляться к приемке партиями. Партией считают любое количество продукта͵ однородного по своим качественным показателям, оформленное одним документом о качестве. Документ о качестве должен содержать: наименование предприятия-изготовителя и его товарный знак; наименование продукта и его марку, способ изготовления (прямой синтез, через кислоту промежуточной концентрации метод концентрирования - сернокислотный или нитратмагниевый); номер партии, дату изготовления; классификационный шифр по ГОСТ 19433; надписи "Ядовито", "Окислитель"; количество бочек; массу нетто; результаты проведенных анализов или подтверждение соответствия продукта требованиям настоящего стандарта; обозначение настоящего стандарта.

По своей сути требования к объектам технического регулирования - ϶ᴛᴏ требования технического характера, но не содержащие конкретных значений величин. Конкретные значения величин содержатся в стандартах и сводах правил, перечень которых определяется Правительством РФ (презумпция соответствия).

Выделение части требований в категорию обязательных связана с тем, что оценка соответствия продукции, процессов её жизненного цикла обязательным требованиям технических регламентов контролируется не только службами ОТК предприятий, но и государством, за счёт бюджетного финансирования через систему Государственного контроля и надзора и через систему обязательной сертификации. К примеру, в случае если государство в процессе надзорных работ на рынке обнаружило, что продукция отклоняется от требований, установленных в добровольно применяемых стандартах, но на них есть ссылки на этикетке, то за обман потребителя производитель должна быть привлечен к ответственности.

Оценка соответствия продукции, процессов её жизненного цикла, выполняемых работ и услуг, систем управления производством всем остальным требованиям контролируется соответствующими службами предприятий и по желанию по хозяйственному договору третей стороной, независимой от потребителя и изготовителя (исполнителя) через систему добровольной сертификации.

Разработчиком технического регламента должна быть любое лицо. В качестве основы для разработки проектов технических регламентов должны использоваться полностью или частично международные стандарты и могут использоваться полностью или частично национальные стандарты.

Технический регламент принимают международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, или межправительственным соглашением, заключенным в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, или федеральным законом, или указом Президента Российской Федерации, или постановлением Правительства Российской Федерации.

Технические регламенты применяются в обязательном порядке независимо от страны и (или) места происхождения продукции или осуществления связанных с требованиями к продукции процессов её ЖЦП, видов или особенностей сделок и (или) физических и (или) юридических лиц, являющихся изготовителями, исполнителями, продавцами, приобретателями.

Технологический регламент является основным техническим документом, определяющим оптимальный технологический режим, порядок проведения операций технологического процесса, обеспечивающий выпуск продукции требуемого качества, безопасные условия эксплуатации производства, а также выполнения требований по охране окружающей среды.

Технологический регламент разрабатывают ля технологического процесса производства определенных видов продуктов (или полупродуктов) заданного качества.

Технологический регламент разрабатывается на базе документов ʼʼПоложение* о технологических регламентах производства продукции на предприятиях химического комплексаʼʼ, 2000 года и ʼʼMeтодические рекомендации по разработке технологического регламента на производство продукции нефтеперерабатывающей промышленностиʼʼ, 2003 ᴦ. независимо от их организационно-правовой формы собственности.

*Здесь ʼʼположениеʼʼ – документ, определяющий структуру, функции, компетенцию каких-либо государственных, хозяйственных или общественных организаций, органов, служб, подразделений.

При разработке технологических регламентов руководствуются Федеральными законами ʼʼО промышленной безопасности опасных производственных объектовʼʼ 1997 года, ʼʼОб обеспечении единства измеренийʼʼ 2008 года, руководящими документами Федерального горного и промышленного надзора России (Ростехнадзора России), Государственного Комитета Российской Федерации по охране окружающей среды и Мистерства здравоохрания Российской Федерации.

Технологический регламент - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Технологический регламент" 2017, 2018.

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного - вполне вероятно.

В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ - контроля исполнения задач по документам.

РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ

Наш словарик

Регламент в коммерческой организации - это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 . На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Какие процессы подлежат регламентации?

Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:

регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления - целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТА

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

Общие положения.
Термины, определения, сокращения.
Описание процесса.
Ответственность.
Контроль.

Раздел
Общие положения	Назначение регламента (Настоящий регламент определяет порядок… ); область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент; нормативные документы, на основании которых разработан регламент (если они есть); порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента
Термины, определения, сокращения	Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы
Описание процесса	Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат
Ответственность	Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников
Контроль	Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля

ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РЕГЛАМЕНТА

К числу основных реквизитов документа относят:

наименование организации;
дату и номер документа, место его составления;
гриф утверждения;
наименование документа;
текст документа;
приложение (если есть);
визы согласования.

Кстати

Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.

МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.

То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае - процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.

ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМ

Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.

Утверждение регламента может производиться несколькими способами:

напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.

Пример 1

Приказ об утверждении и введении в действие
регламентов бизнес-процессов

(ООО «Перспектива»)

ПРИКАЗ

23.07.2014 № 456-Пр

г. Москва

Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов

В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов:

1.1. Регистрация и учет документов.

1.2. Контроль исполнения документов.

1.3. Хранение и поиск документов.

2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В.

3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К. обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов

С приказом ознакомлены:

Легостаев А.В. Легостаев 24.07.2014

Паршина В.К. Паршина 24.07.2014

П.А. Карпенко

23-78

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2.

Пример 2

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)

РЕГЛАМЕНТ №7
бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

1. Общие положения

1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее - Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее - Организация).

1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

2. Термины, определения, сокращения

2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения:

Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Задание - поручение руководителя.

Задача - см. задание.

Исполнитель - работник Организации, которому поручено исполнение задачи.

Контроль - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.

Ответственный исполнитель - работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.

Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Руководитель - должностное лицо, выносящее резолюцию.

Срок исполнения - календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:

С конкретной даты исполнения - в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока;

Без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок - в течение 30 дней;

Без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» - в течение трех дней;

Без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» - в течение 10 дней.

3. Описание процесса

3.1. Постановка документа на контроль.

3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

В резолюции указываются:

Исполнитель документа;

Срок исполнения задачи;

При необходимости - содержание задачи.

3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее - Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».

3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю.

3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении.

3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении.

3.1.7. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.

3.2. Выполнение задания.

3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок.

3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.

3.3. Отчет о выполнении задания.

3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело.

3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

3.4. Формирование отчета о выполнении задач.

3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю.

В отчете указывается:

Общее количество поставленных задач за отчетный период;

Количество выполненных задач;

Количество задач с продленным сроком исполнения;

Количество задач, не выполненных в срок.

При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.

4. Ответственность

Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

5. Контроль

Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации.

Рабочий регламент – это документ, предназначенный для четкого описания функциональных обязанностей каждого сотрудника во избежание трудностей с пониманием ими своего предназначения и для предотвращения многократных инструктажей новых сотрудников.

Вы узнаете:

Что такое рабочий регламент.
Для чего он нужен организации.
Как написать и внедрить рабочий регламент.
Какие ошибки часто допускают во время написания регламента.

Зачем нужен рабочий регламент

Регламент, прописанный в документе, является для предприятия основополагающим документом, на основании которого и строится рабочий процесс. Рабочий регламент является своеобразным метрономом, благодаря которому слаженно и четко музыканты исполняют мелодии, также и на предприятии слаженно трудится весь коллектив и каждый исполнитель в отдельности.

Пример текста регламента подготовила редакция журнала «Коммерческий директор».

Термин «слаженность» предполагает собой следующее:

Каждый сотрудник нацелен достигнуть поставленных целей, которые в совокупности приводят к достижению общего результата;
Все действия сотрудников синхронизированы;
Процесс протекает неразрывно, даже если происходит смена управления или увольнение кого-то из сотрудников.

Коллектив начинает работать слаженно в результате создания единого круга понятий, принятых общих требований к входам и выходам налаженных подпроцессов, доступности информации о протекании процессов, временной или периодической синхронизации действий.

Рабочий регламент – это объединение правил о принятии решений исполнителями в разных ситуациях в один документ. Нужно отметить, что подобные документы верхнего уровня отображают общие принципы предприятия, цели и пограничные отметки принятия решений, а документы нижнего уровня содержат уже готовые варианты решений, которые можно достичь в результате совокупности действий. Все это позволяет найти оптимальную «интеллектуальную нагрузку», которая будет возложена на конечных исполнителей. Им уже не нужно будет тратить время на обдумывание простых действий, все свои усилия они смогут направить на решение более важных и узкоспециализированных задач.

Благодаря применению стандартизации заметно увеличивается средний уровень компетенции сотрудников, что приводит к общему повышению качества и снижению стоимости процессов. Стандартизация приводит к эффекту «бережливого производства».

С точки зрения закона, рабочий регламент упрощает внутренние взаимодействия между подразделениями или сотрудниками на предприятии, существенно облегчая задачу руководству и снижая бюрократический порог. На предприятии, где отсутствует применение рабочих регламентов, и есть только один вариант взаимодействия между подразделениями – через руководство, инициатор составляет служебное письмо руководителю, который, поставив свою подпись, отправляет другому руководителю. И так далее, пока письмо не достигнет непосредственно того, чьи сотрудники должны выполнить инициированную в письме работу. Этого можно избежать, если нормативный акт дает сотрудникам возможность напрямую взаимодействовать с различными подразделениями предприятия.

Рабочий регламент на предприятии включает:

Обязательные процессы, подлежащие регламентированию на основе действующего законодательства;
Типовые процессы, требующие конкретного предписания действий;
Процессы, требующие участия большого количества сотрудников или обработки солидного объема информации;
Процессы, требующие больших финансовых вложений;
Процессы повышенной важности для клиентов;
Процессы, требующие предельной прозрачности.

Чаще всего руководство компаний предпочитает регламентировать процессы такие, как:

Обслуживание клиентов и развитие с ними отношений;
Снабжение предприятия всеми необходимыми ресурсами: финансовый менеджмент, управленческий учет, работа с подрядчиками и поставщиками, составление бюджета, кадровая политика, работа с оборудованием;
Поддержание жизнедеятельности самого предприятия: внедрение систем безопасности, ведение документооборота, слаженность работы органов управления и контроля.

Руководитель отдела продаж: как стать отличным управленцем

Как разработать регламент общения с клиентами

Введение стандартов обслуживания позволит компании повысить доход и степень удовлетворенность клиентов ее товарами или услугами. Как его внедрить и что в него включить, узнайте в статье электронного журнала «Коммерческий директор».

Виды регламента рабочего времени на производстве

Регламент, который регулирует всю деятельность предприятия, как единого юридического лица (устав, миссия, договор учредителей, правила внутреннего распорядка и др.);
Регламент, направленный на регулировку работы персонала (положение о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, контракты и др.);
Регламент, обеспечивающий информационную поддержку (делопроизводство, документы, классификаторы, типовые банки данных и др.);
Регламент, с помощью которого регулируется порядок работы с техникой на рабочих местах (размещение, паспорт, инструкции по эксплуатации и др.);
Регламент, позволяющий визуализировать процесс управления (матрица функций, графических процессов, технологические карты и др.).

Командообразование как способ идеального управления персоналом

Нужен ли рабочий регламент в офисе

Множество отвлекающих действий от основного рабочего процесса все чаще подталкивает руководителей к составлению жесткого регламента рабочего дня. Что нужно учесть при этом?

Трудовой кодекс РФ информирует нас о том, что каждый работник имеет право на перерыв в течение рабочего дня продолжительностью не менее 30 минут, но не дольше двух часов. Это время не считается рабочим, и его продолжительность регламентируется исключительно работодателем.

Как правило, на продолжительность обеда многие организации отводят 1 час времени, и так как он не оплачивается, то работник может расходовать его по своему усмотрению. Получается так, что с основным временем перерыва, который обычно начинается через 4 часа с момента начала работы, все боле менее понятно, а с периодическими отлучениями сотрудников на «перекуры» и прочие «пятиминутки» дело обстоит серьезнее и требует более тщательного разбирательства.

Работа в офисе на 90 % связана с занятостью у компьютеров. Законом рекомендовано: чтобы предупредить утомляемость сотрудников, находящихся за персональными компьютерами, требуется чередовать их деятельность, меняя работу за ПК на занятость без него.

В случае, если формат деятельности предприятия требует постоянного взаимодействия с ПК, то необходимо организовывать перерывы на 10-15 минут каждый час. Это поможет снизить нервно-эмоциональное напряжение, расслабит зрительные мышцы и окажет сопротивление с гиподинамией. Даже прогулка по офису, непродолжительный релакс в комнате отдыха для сотрудников, стакан воды или чашка чая помогут разгрузить трудовой день.

Так сложилось, что в любом коллективе сотрудники делятся на 2 категории: трудоголики и лентяи. Первые - явные труженики и передовики производства, с ответственностью и радостью берут на себя инициативу, выполнив свою часть работы переключаются на помощь неуспевающим коллегам, решают задачи предприятия помимо тех, что предписаны им рабочим регламентом. Вторые - делают столько, сколько предусматривает регламент, но чаще – меньше. Выполнив работу в пределах своих обязанностей, проводят время в социальных сетях, безмерно пьют чай и общаются между собой.

Ограничить время перерывов для сотрудников, которые работают в офисах за компьютерами можно от 59 до 90 минут, если рабочий день составляет 8 часов. В основном информация о перерывах указана в нормативных актах предприятий в виде трудового распорядка или приказа директора. Каждый новый сотрудник оповещается о регламенте учета рабочего времени под подпись. Если нормы и правила меняются, то коллектив должен быть официально об этом уведомлен. В случае единовременного невыполнения рабочего регламента сотрудник должен понести дисциплинарное взыскание. При постоянном нарушении должно последовать увольнение.

Регламент рабочего времени должен предусмотреть письменное обозначение времени перерывов. Желательно строго указать продолжительность и периоды перерывов в течение рабочего дня. Для того, чтобы проконтролировать время отсутствия сотрудников на рабочем месте, существует специальные программы учета рабочего времени. Это могут быть приложения, установленные на ПК сотрудника, либо профессиональное ПО в виде корпоративных инфосистем. Элементарным способом всегда был и остается стикер, на котором указано время перерыва.

Для курящих сотрудников разработать регламент еще сложнее. Перед работодателем стоит дилемма: стоит ли считать время на «перекуры» в общее время перерывов? И каким образом можно противостоять частым отлучкам с рабочего места заядлых курильщиков?

Для борьбы с этим явлением существует множество практик. Приведем примеры некоторых из них:

Введение запрета на курение на территории предприятия. Применение не всегда эффективно в связи с риском опозданий из-за «побегов за угол».
Повышение заработной платы сотрудникам без вредных привычек. Это прекрасный мотиватор. К тому же понижение зарплаты курильщикам будет являться нарушением прав гражданина.
Увеличение рабочего дня курильщиков на время длительности перекуров. Этот вариант вполне жизнеспособен. Остается только наладить программу учета времени.

Как подавить сопротивление, если сотрудники не хотят принимать рабочий регламент

Восемь жестких, но рабочих способов подавить сопротивление персонала, предлагает редакция журнала «Коммерческий директор».

Рабочий регламент: плюсы и минусы от внедрения

Письменное документирование любых повторяющихся действий сотрудников, сроков выполнения различных задач;

Снижается нагрузка руководителей относительно вопросов разъяснения обязанностей персоналу. Такие регламенты будут особенно эффективны на тех предприятиях, где происходит частая смена сотрудников на одних и тех же должностях, посменная работа;

Благодаря грамотно составленному описанию рабочего процесса можно минимизировать разногласия между сотрудниками, искоренить вмешательство руководства в рабочий процесс до утверждения регламента. Этот процесс работает так: допустим, есть регламент, который утвержден генеральным директоров, не вызывающий вопросов. Но, если вопросы появляются и имеют под собой весомую подоплеку, то меняем рабочий регламент. Таким образом, деятельность организации становится прогнозируемой;

При составлении регламента на предприятии можно пошагово проанализировать существующие бизнес-процессы и предотвратить дублирующие действия, лишние детали, тем самым избавить сотрудников предприятия от надобности делать «пустую» работу, просто потому что так «было заведено». Ведь всем известно, что впустую потраченное работником время – это отсутствие прибыли или пустая трата денег организации;

Регламент – это детально разработанный процесс или комплекс принятых мер, разложенных по полочкам, учитывающий все нюансы. Процедуру его внедрения можно провести один раз, а в последствии вносить поправки и дополнения, если это будет необходимо;

Достаточно внедрить систему регламентов в основных процессах на предприятии, чтобы легко определить структуру деятельности и упростить непосредственно процесс управления и контроля результатов;

Применение регламентов осложнено во время кризиса, когда предприятие переживает не лучшие свои моменты;

Нужно понимать, что введение жестких регламентов, как и любых установленных рамок и нормативов, часто подавляют проявление творческой нотки и инициативы в некоторых процессах (например, в продажах). Причина легко объяснима. Когда сотруднику по пунктам расписаны его действия, то ему необязательно выдумывать что-то новое и свое. Но, однако, сам по себе ни один регламент не ответит на все вопросы. С его помощью сотрудник сможет лишь научиться ориентироваться в часто повторяющейся ситуации;

Рабочий регламент, составленный некачественно, может навредить существующим бизнес-процессам на предприятии и даже увеличить затраты. Многие руководители зациклены на централизации всех и вся на предприятии.Так, например, в одном из столичных предприятий ввели регламент, предписывающий проведение всего документооборота через их центральный офис. Это было направлено на упорядочение процессов оформления документов и сокращение ставок специалистов на местах, то есть изначально было запланировано снизить затраты. Но на практике вышло наоборот: дочерние офисы в регионах отправляли всю документацию в головной офис для акцепта, что чрезвычайно замедляло их работу. В центральном же офисе сложилась ситуация повышенной нагрузки, что привело к необходимости увеличения штата и другим лишним расходам. Таким образом, не была достигнута поставленная цель, результат оказался прямо противоположным.

Прежде чем разрабатывать рабочий регламент на производстве нужно навести порядок

Дмитрий Ким,

генеральный директор компании «Апатит-Электромашсервис», Апатиты (Мурманская область); кандидат социологических наук

Относительно недавно, в июне 2012 года, наша компания вступила на путь перемен. В первую очередь изменению подлежала организационная структура компании. Мы сформулировали цели в формате Smart, разработали внутрикорпоративные ценности, выбрали направление на образование команды, открыли собственный университет, наладили коммуникации внутри нашей организации. В данный момент мы разрабатываем новую систему мотивации и оплаты труда и столкнулись с тем, что уровень задач не соответствует административным регламентам. Мы уже сейчас видим плюсы и минусы, понимаем, каким образом лучше будет изменить существующую систему документооборота.

Пожалуй, как на любом предприятии, у нас существуют свои стандарты. Детально с ними ознакомившись, мы поняли, что все они одного типа и не отражают сути управления процессами. Выделили два типа регламентов для управленческой деятельности:

Регламенты структуры управления. Это стандартные документы, которые помогают упорядочить взаимодействия между управленцами при выполнении поставленных им задач. Данный вид предусматривается законодательством и включает в себя все необходимые предприятию документы: положения, штатное расписание, должностные инструкции, инструкции по ТБ и прочее. На нашем предприятии невозможно было даже запомнить перечень всех этих бумаг, что уж говорить об их исполнении!
Регламенты процессов управления. Данные документы определяют процедуры выполнения разного рода операций.Их появление зачастую обусловлено возникновением проблемы на предприятии или слишком дорогим способом ее решения. Они появляются редко, хотя и ощутимо приносят результат и упрощают работу.

Структура и реквизиты рабочего регламента

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

Общие положения.
Термины, определения, сокращения.
Описание процесса.
Ответственность.
Контроль.

Более подробное описание содержания разделов приведено в таблице:

Раздел
Общие положения	Назначение регламентирующего документа (Настоящий регламент определяет порядок…); Область его применения: объекты или работники организации, которых касается регламент; Нормативные документы, на которых основан новый регламент (если они есть); Порядок, утверждающий или отменяющий действие регламента; Внесение изменений и поправок.
Термины, определения, сокращения	Определение применяемых терминов; расшифровка аббревиатур и сокращений, используемых в тексте регламента. Термины должны быть упорядочены по алфавиту. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источников для определенийрекомендуется использовать законодательные акты, госстандарты и другие нормативные документы.
Описание процесса	Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых определяет очередной этап процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действия каждого и результаты
Ответственность	Участники процесса несут ответственность за неисполнение пунктов регламента (дисциплинарную, административную, уголовную). Последняя относится к сложным производственным процессам, связанным с риском для здоровья и жизни сотрудников.
Контроль	Указание Ф.И.О. должностного лица, который назначается ответственным за контроль над исполнением регламента, а также, при необходимости, указываются средства контроля.

К числу основных реквизитов документа относят:

Наименование организации;
Дату и номер документа, место его составления;
Гриф утверждения;
Наименование документа;
Текст документа;
Приложение (если есть);
Визы согласования.

Оформление всех перечисленных реквизитов нужно производить на основании требований ГОСТ Р 6.30-2003.

Что указывать в приложении рабочего регламента

Идеальным вариантом в качестве приложения к регламенту станет модель бизнес-процесса. Обычно ее изображают в виде блок-схемы, но также возможно выведение основных параметров в таблицу или даже вербальное описание процесса. Графическое изображение модели бизнес-процессов создается с помощью компьютерных приложений.

Изначально, эта схема напоминает хитросплетение линий и геометрических фигур, но уже при детальном рассмотрении становится понятно, что в схеме зашифрован строгий порядок действий для выполнения различных процессов. Конкретно на изображенной схеме – процесс делопроизводства. Визуализация схемы удобна в большинстве случаев для восприятия и понимания, чем текстовая документация. На схеме четко видно начало каждого этапа, взаимодействие между этапами, и чем все заканчивается.

На нашей схематической модели бизнес-процесса о «согласовании проекта документа» выделены такие важные параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Если новый работник ознакомится с этой схемой, то он незамедлительно будет подготовлен к выполнению определенного функционала на определенном этапе, будет знать, как вести себя в ситуации, связанной с этим процессом.

Рабочий регламент снимает с руководителя необходимость заниматься мелочным контролем

Денис Рогалёв ,

генеральный директор завода «Техно», Рязань

В начале моего руководства на предприятии в 2010 году мы выпускали порядка 100 тыс. тонн готовой продукции в год, что было существенно ниже заявленной по паспорту производительности завода (она равняется 180 тыс. тонн в год). Нам предстояло повысить планку и увеличить мощность завода. Для этого мы разработали новые описания процессов, с помощью которых добились выявленияруководителями проблемных зон на местах и незамедлительного их устранения путем создания регламента организации рабочих мест.

Практически полгода нам потребовалось для доработки регламентирующих документов. Все это время мы работали в режиме повышенного дискомфорта. Но через 6 месяцев разработки решений, назначения ответственных людей, определения четких сроков исполнения мы пришли к главному выводу и создали стандарты работы, при которых руководителю не нужно было контролировать каждый шаг подчиненных ему людей. Это поспособствовало учету рабочего времени и контрою над выполнением работы.

Каждое новое описание процессов мне приходилось создавать с нуля, хотя должного опыта на тот момент у меня не было. Мы начали с описания стандартных операционных процедур, внедряя бережливое производство, и через некоторое время большинство процессов пришли в норму. С опытом создание регламентов происходит по четкому алгоритму действий, и только за последний год работы на нашем заводе запустили 15 новых стандартов.

Как разработать рабочий регламент: пошаговая инструкция

Шаг 1. Определите предмет регламента.

Шаг 2. Определите ответственное лицо. За регламент должен отвечать один сотрудник, который будет нести ответственность за осуществление этого процесса.

Шаг 3. Проведите собрание в коллективе. Если регламентируется рабочий процесс, в котором сталкиваются интересы нескольких подразделений, то важно правильно запустить его - провести собрание ключевых участников процесса. Ответственный за рабочий регламент сотрудник должен объяснить, насколько для компании важен обсуждаемый вопрос и каким образом его лучше решить. Необходимо выслушать мнение всех заинтересованных сотрудников и учесть их пожелания.

Шаг 4. Опишите процесс. Объем описания зависит от конкретного бизнес-процесса. Если этот процесс не является сложным, и сотрудник, который за него отвечает, детально представляет себе все этапы его выполнения, то лучше поручить ему самостоятельно составить регламент. После этого он должен обсудить его с остальными участниками собрания.

Если процесс сложный, то каждый его участник должен составить свою часть работы. После все материалы компонуются в один документ и обсуждаются.

Шаг 5. Обсудите будущий регламент. Базовый текст рабочего регламента нужно предоставить на обсуждение всем участникам группы с целью последующей его корректировки. Каждый участник высказывает свое мнение, делает замечания, выдвигает предложения и обосновывает их.

Шаг 6. Утвердите регламент. После обсуждения текст поддается корректировке, а затем утверждается Генеральным Директором. Регламент утверждается двумя способами:

Напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
Косвенно (путем издания приказа). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.

Прописывайте четкие инструкции

Александр Груздев ,

генеральный директор и собственник компании «Вихар», исполнительный директор компании VG Ultra, Москва

В нашей компании предусмотрена должность директора по качеству (или менеджера по качеству), на которого и возложена обязанность составления регламентов. Он придерживается следующих этапов в составлении:

Определение рабочих процессов;
Выстраивание диаграммы процессов и их взаимодействия между собой;
Детальное описание процессов;
Составление текста регламента.

Специалист по качеству изучает трудовой распорядок сотрудников в различных подразделениях, чтобы составить описания стандартных ситуаций, например: «Газовая станция должна быть осмотрена при помощи следующих технических средств… По окончании должен быть написан подробный отчет». Специалист службы качества должен иметь полное представление о всех рабочих процессах, знать должностные обязанности сотрудников предприятия, иметь соответствующий уровень квалификации и профессионализма.

Ставим острые вопросы и пытаемся сформировать картину процесса

Леонид Волков ,

независимый член совета директоров ОАО «Концерн Чувашгосснаб», Чебоксары

Алгоритм разработки регламента в нашей компании состоит из нескольких этапов:

Определение конечной цели. Мы стараемся выявить дополнительное конкурентное преимущество, полученное за счет внедрения регламентов бизнес-процессов. Поставленная цель должна быть предельно понятна каждому сотруднику в организации. Иначе следование регламенту станет дополнительной нагрузкой и превратится в «обязаловку».
Комплексное исследование имеющегося бизнес-процесса, помогает определить слабые места, создать возможность оптимизации бизнес-процессов.
Оптимизация и проектирование бизнес-процесса. При проектировании мы предусматриваем пару-тройку сценариев:или оставляем прежний, или создаем новый с нуля, или корректируем тот, что есть.
Документирование процесса. Рукописный вариант проекта бизнес-процесса переносится в электронный вид.
Внедрение бизнес-процесса. Основополагающим факторов является то, чтобы каждый участник рабочего процесса имел представление, что именно он должен делать, и как достижение результата отразится на оплате его труда.

Все этапы проходят в форме открытого обсуждения. Ведущая роль в создании регламента отводится руководителю рабочей группы или руководителю проекта: именно он будет отвечать за конечную разработку и внедрение бизнес-процессов в реальную практику. Задачей этого человека является задавать острые вопросы и суметь представить четкую картину процесса, ведь каждый участник смотрит на один и тот же процесс со своей точки зрения, а объективная картина может вырисоваться только тогда, когда будут опрошены и выслушаны все. Каждый должен осознавать свою ответственность в создании бизнес-процессов. Иногда компании нанимают сторонние консалтинговые фирмы для разработки рабочего регламента, и это является одной из серьезных ошибок. Да, для Вас смогут расписать, что, кому и как делать. Но, в большинстве своем, сотрудники Вашей компании отнесутся к данному документу, как к чужеродному. В нем не будут учитываться все тонкости и нюансы взаимодействия внутри Вашего предприятия.

В зависимости от сложности проекта на его разработку уходит от четырех месяцев до года. Это именно тот период, когда внедрение нового регламента будет давать результаты.

Как внедрить рабочий регламент

После того, как все заинтересованные стороны дали свое согласие, нужно подготовить план дальнейших действий для запуска регламента. Этим планом может стать приказ или приложение к приказу об утверждении рабочего регламента. К действиям относятся:

Признание предыдущих локальных регламентов как утратившими свою силу.
Внесение новых локальных нормативных актов для активации работы нового регламента;
Разработка новых локальных нормативных актов, которые понадобятся для работы по новому регламенту;
Доработка или внедрение новых модулей автоматизированных информационных систем;
Изготовление новых бланков неунифицированных документов, используемых в соответствии с принятым регламентом;
Изменения и/или дополнения к штатному расписанию;
Поиск кандидатов на новые должности, назначение или перевод работников на новые должности;
Обучение исполнителей процесса новым правилам работы;
Разъяснительная работа среди исполнителей процесса;
Сопровождение членами рабочей группы (разработчиками регламента) работы исполнителей в рамках нового процесса («опытно-промышленная эксплуатация» нового регламента);
Корректировка текста регламента по итогам «опытно-промышленной эксплуатации»;
Введение в действие скорректированной версии регламента;
Определение процедур контроля качества регламента.

После того как рабочая группа определилась с мероприятиями по внедрению нового процесса, руководитель предприятия издает приказ об утверждении и введении в действие нового регламента. Нужно отметить тот факт, что из-за продолжительности мероприятий даты утверждения и введения документа в действие будут различаться.

Как показывает практика, работа над регламентом будет продолжаться и после его принятия и внедрения в рабочий процесс. Это связано с тем, что меняется бизнес, практика выявляет точечные нюансы и ошибки, детали, которые не были замечены рабочей группой. В связи с этим работа над оптимальным вариантом продолжается на протяжении долгого времени. Когда объем изменений и дополнений станет достаточно большим, то следует выпустить новую редакцию регламента. Выступить с таким предложением должен, в первую очередь, сотрудник, в чьи обязанности вменен контроль над исполнением регламента.

Работу над текстом регламента должен осуществлять«держатель», который обладает необходимыми знаниями как в сути регламентируемого процесса, так и в принципах работы над текстами локального и нормативного характера.

Какую роль играет генеральный директор в регламентации процессов

Участие первого лица компании в процессе регламентации зависит:

От предмета регламента. При разработке регламента пересмотра цен или внесения изменений в ассортимент продукции участие генерального директора необходимо, так как могут приниматься важные решения и перераспределяться обязанности.
От эффективности исполнения описываемого процесса. В случае, если нужно задокументировать налаженный процесс, генеральный директор не должен вникать в суть вопроса. Но, если ключевой вопрос регулярно выходит из-под контроля, то руководителю важно проследить за утверждением данного регламента и проконтролировать процесс его выполнения.
От заинтересованных сторон. В ситуациях, когда обсуждается регламент, регулирующий взаимодействие нескольких подразделений предприятия, руководители которых равны по своему статусу, и при этом обсуждаются важные стратегические вопросы (например, ценообразование, где задействованы юристы, продавцы, производители, снабженцы и др.), то принимать решения по этому регламенту должен генеральный директор.

9 типичных ошибок рабочего регламента

Регламент оторван от практики. Очень важно доверить контроль над созданием регламента человеку, который имеет непосредственное отношение к рабочему процессу на предприятии. Допустим, когда компания выросла до крупных размеров, руководство может позволить создать специальный отдел, который будет заниматься развитием бизнеса. Именно этому отделу поручено создание регламентов. Такой отдел ставит задачу описать все, что происходит на предприятии, а с какой целью это делается – им не важно. Когда регламент пишут люди, не задействованные в реальный рабочий процесс, то реально руководящий этим процессом человек действовать по составленной схеме не будет. Поэтому регламент не работает.
В регламенте отсутствует гибкость. Многие пытаются как можно подробнее описать протекание процессов для составления регламента. Это происходит в связи с незнанием разницы между написанием регламента и описанием процессов. Но, если поставлена задача автоматизировать процессы, то такие подробные описания призваны помочь людям. Когда именно возникает потребность в регламенте? Когда в реальном процессе принимает участие большое количество работников, действия дублируют друг друга, но каждый трактует их по-своему (сроки, ответственность и т. п.). Составленный рабочий регламент направлен на то, чтобы снять все разночтения и разногласия: действие такое-то, раз в месяц, ответственный тот-то, и т.д. И нужно учесть необходимость предоставить исполнителям определенную свободу действий, чтобы была возможность принятия решений в определенных ситуациях (не ответить клиенту с течение часа, а сделать это немедленно, если того требует ситуация).
Нет стимулов. При отсутствии качественной системы мотивации не выручит ни один регламент. Если в документе указано, что финансовый отдел должен поставить свою визу в договоре в течение двух дней, то эту запись можно трактовать двояко. В первом случае, финансист может не предпринимать никаких действий раньше, чем наступление вечера второго дня, во втором случае, договор должен быть завизирован финансистами при любых обстоятельствах, но лучше это сделать быстрее. Таким образом, люди должны быть замотивированы на выполнение регламента.
Большой объем текста. Оптимальный размер документа- не более 5-7 страниц.
Сложность текста, длинные составные предложения. Предпочтительнее сокращать фразы до конкретных и понятных предложений.
В терминах и названиях используются синонимы. Важно, чтобы однажды упомянутый термин использовался на протяжении всего текста.
Использованы сокращения без расшифровки. Недопустимо. Любое сокращение требует расшифровки (в скобочках или в виде сноски).
Не обозначены конкретные исполнители. Очень важно знать людей, несущих ответственность за выполнение того или иного регламента.
Не все шаги описаны. Бывают случаи, когда часто повторяющиеся в процессе работы действия кажутся очевидными. Но их все равно нужно детально описать, так как регламент будет предназначен и для новичков в том числе.

Информация об авторе и компании

Александр Груздев, генеральный директор и собственник компании «Вихар», исполнительный директор компании VG Ultra, Москва. Компания VG Ultra – официальный представитель белорусской компании Belatra в России, производителя программного обеспечения и процессорных устройств для игровых автоматов. Компания образована в 2005 году, штат – восемь человек.

Леонид Волков , независимый член совета директоров ОАО «Концерн Чувашгосснаб», Чебоксары. ОАО «Концерн «Чувашгосснаб» создан на базе Госснаба Чувашской АССР. Предприятие имеет 80-летнюю историю. Основные направления деятельности – оптовая торговля строительными и отделочными материалами и управление офисно-складскими комплексами. Оборот предприятия за 2006 год составил 25 млн долл. Штат – 190 человек.

Денис Рогалёв, генеральный директор завода «Техно», Рязань. ООО «Завод «Техно». Сфера деятельности: производство теплоизоляционных материалов; крупнейший из шести заводов по производству минераловатных изделий компании «ТехноНиколь». Численность персонала: более 400.

Дмитрий Ким, генеральный директор компании «Апатит-Электромашсервис», Апатиты (Мурманская область); кандидат социологических наук. ООО «Апатит-Электромашсервис». Сфера деятельности: машиностроение, ремонт электромашин, сервисное обслуживание горнодобывающего, обогатительного оборудования, карьерной техники; компания входит в ГК «Фосагро» Территория: головной офис – в Апатитах, филиал – в Кировске (оба – Мурманская область). Численность персонала: 1200 (в 2013 году).